4. COVID-19-Gesetz - Digitaler Notariatsakt, Beglaubigung via Videokonferenz

Das nunmehr in Kraft getretene 4. COVID-19-Gesetz regelt in Art 34, dass es bis Ende 2020 möglich sein soll, sämtliche Notariatsakte, sonstige öffentliche oder öffentlich zu beglaubigenden Urkunden und notarielle Beglaubigungen im Wege elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten zu errichten. In der Praxis wird das Mittel dazu die Videokonferenz sein. Der Notar hat dabei dafür zu sorgen, dass die Feststellung und Prüfung der Identität der Parteien unter Verwendung eines elektronischen Verfahrens auf sichere und zweifelsfreie Weise erfolgt. Dies kann anhand eines amtlichen Lichtbildausweises oder durch elektronischen Ausweis erfolgen. Die für die Errichtung eines physischen Notariatsaktes oder einer physischen Beglaubigung anzuwenden Bestimmungen bleiben weiterhin aufrecht bestehen, werden aber durch diese besondere Form der Errichtung ergänzt.

Bei Beglaubigungen müssen der Notar und die Partei vor und während ihrer Unterschrifts- oder Signaturleistung durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung - ununterbrochen - solange verbunden sein, sodass der Vorgang der Anbringung der händischen Unterschrift oder der elektronischen Signatur eindeutig und lückenlos mitverfolgt werden kann. Zudem muss eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung ununterbrochen solange vorhanden sein, bis die Errichtung eines Notariatsaktes abgeschlossen ist (§ 69b NO).

Auswirkungen auf Organversammlungen und Versammlungen von Gesellschaftern

Das 4. COVID-19 Gesetz regelt, dass insbesondere Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft (GmbH und AG), einer Personengesellschaft, einer Genossenschaft, einer Privatstiftung und eines Vereins auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. Die detaillierte Ausgestaltung soll durch eine Verordnung erfolgen (welche allerdings zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels noch nicht erlassen wurde), um im Rahmen der jeweils eingesetzten Kommunikationswege eine möglichst hohe Qualität der Rechtssicherheit bei der Willensbildung gewährleisten. Sollten einzelne Organe oder Gesellschafter die notwendige technische Ausstattung nicht zur Verfügung haben, ist diese wohl von der Gesellschaft zur Verfügung zu stellen.

Das Instrument der schriftlichen Beschlussfassung gemäß § 34 GmbHG kann selbstverständlich weiterhin angewendet werden, sofern alle Gesellschafter dieser zustimmen. Ebenso ist es weiterhin zulässig, dass die Gesellschafter ihre Stimmrechte durch bevollmächtigte Vertreter ausüben. Aktionäre können zudem einen Stimmrechtsbevollmächtigten als Vertreter (sog. „Proxy Voting“) bestellen, welcher die Rechte der bevollmächtigenden Aktionäre in der HV ausübt.

Über das Abstimmungsverfahren bzw. die Form der Teilnahmemöglichkeit an der Hauptversammlung ist in der Einberufung zur HV jedenfalls zu informieren.

Exkurs: Auswirkungen auf Aufsichtsratssitzungen (AR-Sitzungen) von GmbH und AG

Bei einer AG ist ein Aufsichtsratssitzung zwingend zu konstituieren, bei einer GmbH kann dies vorgesehen sein. Die Sitzungen des AR haben grundsätzlich vierteljährlich stattzufinden, mindestens aber viermal im laufenden Geschäftsjahr.

Die AR-Sitzungen beider Rechtsformen können auch als Videokonferenz abgehalten werden können. Dabei muss zumindest folgendes gewährleistet sein:

• unmittelbare Kommunikation zwischen den Teilnehmern durch gleichzeitige allseitige Sicht- und Hörbarkeit
• Gewährleistung der Authentizität der Diskussion
• Möglichkeit der Teilnahme Dritter
• Absicherung der Vertraulichkeit
• gleicher Informationsstand aller Teilnehmer.

Sollte es nicht möglich sein, dass bis zum 30.04.2020 die AR-Sitzung abgehalten wird, sieht nunmehr das 4. COVID-19 Gesetz explizit vor, dass dies keinen Verstoß gegen die gesetzliche Verpflichtung zur Abhaltung darstellt. Die rechtliche Möglichkeit der Abhaltung per Videokonferenz sollte dabei aber jedenfalls bedacht werden.

Unsere Experten der SAXINGER COVID-19-Unit stehen Ihnen in diesem Zusammenhang gerne beratend zur Seite.

Stand: 06.04.2020