Whistleblowing: rechtssichere Umsetzung im Unternehmen (27.04.2023)

Als Whistleblowing bezeichnet man das Aufdecken von Missständen durch Hinweisgeber, die im beruflichen Alltag d. h. unternehmensintern Insiderwissen erlangt haben und mit ihrem Hinweis einen Beitrag zur Aufdeckung und Bekämpfung von Missständen im Unternehmen leisten. Die Hinweise können unter anderem Korruption, Geldwäsche oder Umweltgefährdungen betreffen. Aber auch Mobbing am Arbeitsplatz oder Arbeitszeitverstöße können durch Hinweisgeber aufgezeigt werden.

Schon seit längerer Zeit ist das Thema „Whistleblowing“ im Zusammenhang mit Compliance- ein Begriff. Durch die EU-Whistleblower-Richtlinie und das neue Hinweisgeberschutzgesetz in Österreich, wurden die Regelungen jedoch verschärft und das Thema „Whistleblowing“ immer bekannter.

Das Hinweisgeberschutzgesetz trat nunmehr am 25. Februar 2023 in Kraft und regelt im Kern die verpflichtende Einrichtung von internen wie auch von externen Meldekanälen, die es ermöglichen Missstände und Rechtsverstöße in Unternehmen aufzudecken. Externe Meldekanäle sind z.B. das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung, wie auch die Finanzmarktaufsicht (FMA) oder die Geldwäschemeldestelle. Interne Meldekanäle sind demgegenüber jene Hinweisgebersysteme, die Unternehmensintern sprich von den Unternehmen selbst einzurichten sind.

Das primäre Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist ein starker gesetzlicher Schutz der „Whistleblower“ d.h. der hinweisgebenden Personen. Hinweisgeber sollen vor Repressalien, d.h. von negativen Folgen geschützt werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt weiters die Anforderungen und die Ausgestaltung der entsprechenden Meldekanäle und auch die Maßnahmen des jeweiligen Unternehmens, welche nach Erhalt einer Meldung iSd HSchG zu setzen sind.  Bei Zuwiderhandlungen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz Verwaltungsstrafen von bis zu EUR 20.000,- vor.

Interne Meldekanäle sind von Unternehmen mit mehr als 249 ArbeitnehmerInnen bis zum 25. August 2023 einzurichten und von Unternehmen mit 50 bis 249 ArbeitnehmerInnen bis spätestens zum 17. Dezember dieses Jahres einzurichten. Als Meldekanäle fungieren in der Praxis häufig webbasierte Plattformen, die auch von Drittanbietern zur Verfügung gestellt werden können, wie z.B. die von uns angebotene Schindhelm-Whistleblowing-Solution. Aber auch Alternativen wie E-Mail-Postfächer oder physische Briefkästen werden noch verwendet, wobei nunmehr davon auszugehen ist, dass diese die gesetzlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllen werden.

Die Meldekanäle müssen insbesondere sicher konzipiert sein, sodass der Schutz der Hinweisgeber gewährleistet werden kann. Nach Erhalt einer Meldung sind seitens des Unternehmens die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten und dem Hinweisgeber binnen der gesetzlichen Fristen Rückmeldungen über die Folgemaßnahmen zu geben.

Die Einführung eines entsprechenden Hinweisgebersystems kann die Transparenz, Effizienz, und auch interne Prozesse und Arbeitsstrukturen in Ihrem Unternehmen verbessern. Im Zuge der Umsetzung einer entsprechenden Whistleblowing Lösung kann nicht nur der enge sachliche Anwendungsbereich des HSchG umgesetzt werden, sondern können auch weitere Themen wie Mobbing, Arbeitszeitverstöße oder Verbesserungsvorschläge von Arbeitsabläufen gemeldet werden. Dadurch können interne Prozesse verbessert werden und Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Dies kann in weiterer Folge auch dazu führen, dass die Geschäftsführung früher von Missständen erfährt und so besser und zielgerichteter reagieren kann.

Ein Unternehmen mit einem wirksamen Hinweisgebersystem schützt nicht nur seine eigenen Mitarbeiter, sondern vor allem auch seine eigene Reputation. Ein modernes Whistleblowing System, wie z.B. unsere Schindhelm Whistleblowing Solution, fördert einerseits die Transparenz im Unternehmen aber zeigt auch eine offene & positive Unternehmenskultur. Weiters können dadurch Missstände aufgedeckt und behoben werden, bevor diese an die Öffentlichkeit geraten und sich dadurch negativ auf das Unternehmen auswirken bzw. die Reputation des Unternehmens schädigen.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Umsetzung sowohl technisch mit unserer Schindhelm Whistleblowing Solution wie auch beratend mit unserer Expertise zur Seite.