Schriftformgebot bei Kündigungen von Dienstverhältnissen

Grundsätzlich kann die Kündigung eines Dienstvertrages formlos, das heißt bspw auch mündlich, erfolgen. Es gibt jedoch Kollektivverträge, Sondergesetze, und teilweise auch Dienstverträge, die ein Schriftformgebot für Dienstgeberkündigungen vorsehen (Formvorschriften für Erklärungen des Dienstnehmers sind idR unwirksam).   In der Praxis führen derartige Schriftformgebote häufig zu Problemen, da sie oftmals übersehen werden oder aber das Erfordernis der „Schriftlichkeit“ bei Ausspruch der Kündigung missverstanden wird.  

Erfüllung des Schriftformgebotes - Dienstgeberkündigung mittels Kopie / Scan

Der OGH hatte bereits in der Vergangenheit mehrfach zu beurteilen, ob bestimmte Formen einer „schriftlichen“ Kündigung dem Schriftformgebot gerecht werden. Im Verfahren zu 8 ObA 101/21t hatte der OGH erstmals zu beurteilen, ob die Übermittlung einer Kopie per Post oder als Anhang einer E-Mail im PDF-Format dem Schriftformgebot gerecht wird.  

Ausgangssachverhalt

Verfahrensgegenständlich war die Dienstgeberkündigung einer Dienstnehmerin, auf deren Dienstverhältnis das Vertragsbedienstetengesetz 1948 (VBG) anwendbar war. Das VBG sah für den vorliegenden Fall ein Schriftformgebot für die Dienstgeberkündigung vor. Der Dienstnehmerin und deren Rechtsvertreter wurde jeweils per RSb-Brief eine Kopie der vom zuständigen Organ unterfertigten Kündigung zugestellt. Darüber hinaus wurde der Dienstnehmerin auch eine E-Mail mit der eingescannten Kündigung als PDF-Anhang übermittelt. Das im Original unterfertigte Kündigungsschreiben verblieb beim Dienstgeber. Die Dienstnehmerin machte daraufhin geltend, dass die Kündigung mangels Erfüllung des Formerfordernisses des Schriftformgebotes unwirksam sei.

Rechtliche Beurteilung des OGH

Den gegenständlichen Ausgangssachverhalt beurteilte der OGH wie folgt: Grundsätzlich erfordert Schriftlichkeit Unterschriftlichkeit, dh in der Regel eine eigenhändige Unterschrift unter dem Text. Beispielsweise entsprechen E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten, die lediglich den abgedruckten Namen des Absenders enthalten, aber keine eigenhändige Unterschrift aufweisen, nicht dem Schriftformgebot (OGH 9 ObA 96/07v). Für die Beurteilung, ob eine einseitige Willenserklärung dem Schriftformgebot entspricht, ist der Zweck des Formgebotes zu bestimmen. Wesentlicher Zweck des Gebotes im Fall einer Dienstgeberkündigung ist es, dass der Dienstnehmer ein Dokument erhält, das Beweisfunktion hat und das er einer Rechtsberatungsstelle zur Überprüfung übergeben kann. Im Vordergrund steht, dass der Dienstnehmer nachweislich und unzweifelhaft vom Inhalt der Erklärung und darüber, wer die Kündigung auf Seiten des Dienstgebers ausgesprochen hat,
Kenntnis erlangt. Vor diesem Hintergrund hat der OGH gegenständlich ausgesprochen, dass die Übermittlung einer originalgetreuen Kopie für die Erfüllung des Schriftformgebotes nach § 32 VBG jedenfalls dann ausreichend ist, wenn nachstehende Voraussetzungen vorliegen:  

• Übermittlung in Form einer Papierkopie oder eines Scans des handschriftlich unterfertigten
• Originales
• keine Erschwernis der Kenntnisnahme des Ausstellers und des Inhaltes und  
• keine Anhaltspunkte für eine Fälschung.

Hinsichtlich der Erschwernis der Kenntnisnahme hat der OGH in der Vergangenheit bereits ausgesprochen, dass die Übermittlung eines Fotos der unterfertigten Kündigung als Anhang einer WhatsApp-Nachricht deshalb nicht ausreichend ist, da der Ausdruck erschwert möglich ist (OGH 9 ObA 110/15i). Im gegenständlichen Fall lagen allerdings die genannten Voraussetzungen durch die Übermittlung einer originalgetreuen Kopie per RSb-Brief und als PDF-Anhang einer E-Mail vor, weshalb – dem Schriftformgebot entsprechend – die Kündigung als formwirksam erachtet wurde.  

Fazit und Empfehlung

In jedem Fall sollte im Zuge der beabsichtigten Beendigung eines Dienstverhältnisses überprüft werden, ob sich aus einem allenfalls anwendbaren Kollektivvertrag, Sondergesetz oder dem Dienstvertrag ein Formvorbehalt ergibt. Liegt ein Schriftformvorbehalt vor, so ist die Kündigung seitens des Dienstgebers handschriftlich zu unterfertigen. Eine Aussage darüber, ob auch das Einfügen einer eingescannten Unterschrift ausreichend ist, wurde vom OGH bislang (noch) nicht getroffen. Davon ist daher abzuraten.  Auch bei Vorliegen eines Schriftformgebotes ist es ausreichend 

• eine originalgetreue Kopie des Kündigungsschreibens persönlich zu übergeben oder per Post zu übermitteln oder
• einen Scan des handschriftlich unterfertigten Originals als E-Mail-Anhang zu übermitteln,

um ein allfälliges Schriftformgebot im Zuge einer Dienstgeberkündigung zu erfüllen.  

Voraussetzung ist jedoch in jedem Fall, dass es sich um eine originalgetreue Kopie handelt, aus der sowohl der Inhalt des Schreibens als auch der Aussteller desselben eindeutig hervorgeht. Darüber hinaus dürfen keine besonderen Gründe für eine Fälschung vorliegen. 

Autor: Roland Heinrich
Autor: Anna Rupp