Bereit für Hausdurchsuchungen – Dawn Raid Policy

 

Ein Dawn Raid (dt. Überfall im Morgengrauen) ist eine unangekündigte Hausdurchsuchung von Räumlichkeiten eines Unternehmens durch staatliche Behörden im Rahmen eines laufenden (Ermittlungs)verfahrens. Davon kann jedes Unternehmen betroffen sein, unabhängig von seiner Größe und Branche. Gegenstand der Hausdurchsuchung können nicht nur die Aktivitäten des Unternehmens selbst sein, sondern auch Situationen, die Vertragspartner oder Dritte betreffen.

Inhalt

Was ist eine Dawn Raid Policy?

Aufgrund des breiten Umfangs einer Hausdurchsuchung ist es erforderlich, in der Organisation einfache und klare Richtlinien für Dawn Raids (sog. Dawn Raid Policy) einzuführen, Personen zu benennen, die für die reibungslose Koordination der Maßnahmen während der Hausdurchsuchung verantwortlich sind, und im Vorfeld eine entsprechende Schulung der Mitarbeitenden sicherzustellen.

Dawn Raid Policy – das sollten Sie beachten 

Eine Dawn Raid Policy sollte klare und umfassende Handlungsweisen für die Mitarbeiter festlegen, insbesondere für diejenigen, die möglicherweise als Erste mit den Beamten in Kontakt kommen.

Die Richtlinie sollte an die Art und Tätigkeit der Organisation angepasst sein. Unserer Erfahrung nach gibt es jedoch einige gemeinsame Elemente, die in jeder Richtlinie enthalten sein sollten.

Hausdruchsuchungsteam

Ein Unternehmen sollte Personen (Geschäftsführer, Manager und/oder externe Berater) bestimmen, die für die Teilnahme an der Kontrolle und den damit verbundenen Maßnahmen sowie für die Koordinierung dieser Maßnahmen verantwortlich sind - das sogenannte Hausdurchsuchungsteam.

Beginn der Hausdurchsuchung

Es ist jedoch zu beachten, dass in der Regel die Mitarbeiter der Rezeption oder des Sicherheitsdienstes als Erste direkten Kontakt mit den Beamten haben. In einer solchen Situation sollten sie einen kühlen Kopf bewahren und professionell bleiben sowie einfache Anweisungen befolgen.

Das Eintreffen der an der Hausdurchsuchung durchführenden Beamten ist einer der wichtigsten und zugleich schwierigsten Momente für ein Unternehmen. In den ersten Minuten lässt sich feststellen, ob die zuvor definierten Handlungsweisen wirksam umgesetzt wurden.

Zunächst sollten die Beamten in das Unternehmen hineingelassen und in ein Besprechungszimmer begleitet werden. Anschließend sind unverzüglich die zuständigen Personen des Hausdurchsuchungsteams zu informieren.

In dieser Phase ist eine einfache Liste der zu kontaktierenden Personen hilfreich. Diese Liste sollte den Namen, die Position und die direkte Kontaktnummer jeder Person enthalten.

Identifizierung der Beamten und des Hausdurchsuchungsbefehls

Die zuständigen Personen sollten die Beamten identifizieren, d.h. deren Angaben (Vorname und Nachname), Dienstausweise und den Hausdurchsuchungsbefehl überprüfen.

Der Hausdurchsuchungsbefehl muss an das richtige Unternehmen und an die richtige Adresse gerichtet sein. Er sollte den Umfang des Untersuchungsgegenstand festlegen. Das bedeutet, dass die Hausdurchsuchung nur innerhalb dieser Grenzen erfolgen und nicht über deren Umfang hinausgehen darf.

Den Beamten sind rote Besucherausweise auszuhändigen, die sie als „Behörde“ kennzeichnen.

Verhalten der Mitarbeitenden

Alle Mitarbeitenden sollten während der Hausdurchsuchung ruhig und professionell bleiben und keine Handlungen vornehmen, die sich negativ auf das Unternehmen oder sich selber auswirken könnten.

Insbesondere ist Folgendes untersagt:

  • den Beamten den Zutritt zu verweigern oder zu verzögern;
  • Dokumente zu verbergen oder zu vernichten;
  • elektronische Dateien zu löschen;
  • falsche Angaben zu machen;
  • den Umfang der Kontrolle zu überschreiten;
  • Siegel/Plomben zu brechen;
  • die Kontrolle zu behindern.

Bitte beachten Sie, dass in der Regel alle Mobiltelefone kontrolliert werden. Wenn Ihr privates Mobiltelefon keine geschäftlichen Inhalte enthält, wird der Beamte wahrscheinlich eine kurze Überprüfung vornehmen, um sicherzustellen, dass es tatsächlich keine geschäftlichen Inhalte enthält. Die Weigerung, Ihr privates Mobiltelefon vorzuzeigen, kann als Behinderung der Justiz angesehen werden.

Die Mitarbeiter sollten entsprechend geschult sein und die Möglichkeit haben, bei Zweifeln hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Hausdurchsuchung sich von einem Rechtsanwalt beraten zu lassen. 

Schauen Sie den Beamten auf die Finger 

Bei jeder Kontrolle sollte ein Mitglied des Hausdurchsuchungsteams oder ein anderer Mitarbeiter („Schatten“) anwesend sein. 

Diese Schatten müssen die Beamten ständig überwachen und dokumentieren:

  • welche Dokumente, Datenträger oder Ressourcen der Beamte eingesehen hat;
  • welche Geräte, Räumlichkeiten oder Bereiche der Beamte kontrolliert hat;
  • welche Fragen der Beamte bestimmten Personen gestellt hat und welche Antworten auf diese Fragen gegeben wurden;
  • welche Suchworte bei der Durchsuchung elektronischer Dateien verwendet wurden.

Beziehen Sie die IT-Abteilung mit ein

Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ist unerlässlich. Die Unternehmen sollten sicherstellen, dass IT-Spezialisten bei der Hausdurchsuchung anwesend sind. Die Anwesenheit einer Person mit IT-Systemadministratorrechten kann erforderlich sein, um den Beamten Zugang zu den Daten zu gewähren.

Darüber hinaus verringert die Anwesenheit eines spezialisierten IT-Mitarbeiters das Risiko von externen Eingriffen und Gefahren für das Computersystem des Unternehmens.

Externe Rechtsunterstützung während einer Vernehmung

Wenn die Beamten versuchen, ihre Befugnisse zu nutzen, um Fragen zu stellen, die über organisatorische Angelegenheiten hinausgehen, sollten Sie sie bitten, bis zum Eintreffen externer Rechtsanwälte zu warten.

Zusammenfassung

Die Dawn Raid Policy sollte an die Besonderheiten eines Unternehmens angepasst sein. Natürlich reicht es nicht aus, nur über ein solches Verfahren zu verfügen. Es ist notwendig, die Mitarbeitenden durch entsprechende Schulungen auf eine solche Stresssituation vorzubereiten.

Bewahren Sie Ruhe und Gelassenheit während einer Hausdurchsuchung. Ihnen wird die Möglichkeit gewährleistet, externe Anwälte zu kontaktieren und Unterstützung zu erhalten. Diese helfen bei der Klärung von Fragen zu der Hausdurchsuchung und geben die notwendigen Erläuterungen zu den geltenden Vorschriften.



Autor: Christina Hummer
Autor: Bartłomiej Sordyl